אתם לא צריכים לגעור בי או לשלוח תלונה למערכת פאשקעוויל. אני יודע שבשבוע שעבר פספסתי את “הטור השבועי” שלי, אבל הייתי עסוק ולא הצלחתי להגיע לזה. כשאני אומר הייתי עסוק, אני מתכוון לזה שבמקום לכתוב את הטור, חיפשתי פתרונות לייעול ניהול הזמן שלי על מנת למצוא עוד זמן פנוי ביום.
איך אני עושה את זה? ובכן, אני בוחן כל שלב בעסק שלי, החל מגיוס לקוחות, דרך הנהלת חשבונות, תכנון זמני עבודה וכן על זה הדרך, ומחפש איפה אני יכול לשפר את עצמי ולחסוך זמן. אני כל כך אובססיבי לזה שהקצבתי 15 שעות חודשיות מהלו”ז שלי למטרה זו. הסיבה לכך היא שאני מתכנן לבנות עסק המאפשר איכות חיים, ולכן אני מנסה לבנות כמה שיותר תהליכי עבודה שמתאימים לי וללקוחות שלי.
בשבוע שעבר מסרתי הרצאה במרכז אחים, כחלק מסדנה שאני מפתח “החיים על אוטומט”, שם אמרתי שאחד הדברים הכי קשים לי עם לקוחות חרדים, למרות שראיתי גם חילונים שלוקים במחלה, זה שהם מתנהלים מול ספקים ולקוחות בווטסאפ. אני לא מדבר על רמת “יש חניה?”, אלא ברמות הרבה יותר קשות של העברת קבצים וחומרים, והמגזימים ביותר הם המקליטים. מישהו יכול להסביר לי למה הם עושים את זה?
שולח לעובדים משימות בווטסאפ? תפסיק
בוא נעצור לרגע ונחשוב על זה בהיגיון: אתה מנהל מכובד, יש לך כמה עובדים ואתה שולח להם משימה בווטסאפ. על פי מחקרים שונים, אנחנו בודקים את הסלולרי שלנו לפחות פעם ב-15 דקות ומהרגע שהייתה לנו הסחת דעת לוקח לנו 20 דקות לחזור להפעיל את כל התאים במוח כדי לחזור לריכוז מלא במשימה שהיינו בה. אז הנה, אתה, במו ידיך, הורס את איכות העבודה של העובדים שלך. במקום זאת, אני ממליץ לבדוק מיילים והודעות בזמנים קבועים כחלק מנהלי עבודה מסודרים. הנה כתבה בנושא באתר כלכליסט
כיבוי נוטיפיקציות יעשה לכם סדר בחיים
אחת השיטות הכי טובות שאני מכיר כדי להתרכז במשימות ולא לעבור כל רגע לסמארטפון, הוא לכבות את כל הנוטיפיקציות. אני נכנס שלוש פעמים ביום לווטסאפ ולמייל, מנתב את המשימות ועונה למי שאני צריך לענות. אם יש דברים לא דחופים, לא אענה עליהם. אני משתדל במידת האפשר לנתב כמה שיותר פעילות עסקית למייל. טיפ נוסף ולא פחות חשוב הוא לסדר לעצמך בבוקר (או בסוף היום הקודם) את המשימות של היום. רובנו לא עוסקים במקצועות שהזמינות צריכה להיות מיידית. ואם כן, על הלקוח לשלם תעריף לילה.
עזבו את הווטסאפ, התמקדו במייל
אם הייתי עושה השוואה לגבי כמות התיקונים שאני מקבל על עבודות שאני שולח בווטסאפ לעומת אלו שאני שולח במייל מסודר, ההבדל מדהים. מקרה בוחן נוסף הוא כאשר הייתי שולח לאנשים הודעות בווטסאפ לבוא להתראיין אצלי בפודקאסט, אחוז ההמרה היה נמוך משמעותית לעומת פנייה זהה שנשלחה במייל.
חברים שלכם מתעצבנים כשאתם שולחים הקלטות בווטסאפ? הנה הפתרון
רוצים להפסיק עם ההודעות הקוליות בווטסאפ אבל קשה לכם לכתוב? הורידו את המקלדת של גוגל – gbord, איתה תוכלו להקליט בחופשיות והמקלדת תמיר את מה שאתם אומרים לטקסט בצורה אוטומטית. תראו את הגיפ הזה שהכנתי
סדר בחיים: מה שלא רלוונטי עובר לארכיון
העבירו את כל המיילים שכבר לא רלוונטיים לארכיון והשאירו רק את המיילים שאתם צריכים לטפל בהם. אחרי הטיפול, העבירו לארכיון. ככה תוכלו לעקוב אחרי המשימות שביצעתם וכאלה שלא ותמיד תוכלו למצוא את מה שאתם צריכים בארכיון באמצעות החיפוש.
מייל בסגנון ווסטאפ: הנה כלי שלא הכרתם
רוצים לעבור להתנהלות במייל אבל אוהבים את הממשק הנוח של ווטסאפ? הנה כלי מגניב שכנראה לא הכרתם ותמיד טוב לדעת שהוא קיים:
נתראה בטור הבא
